يرتبط الإنتاج الفني بالبرنامج: مواعيد الجلسات، عدد المتحدثين، طبيعة العروض، وتوقيت المواد المرئية. إعداد هذه التفاصيل مبكراً يقلل الارتباك في يوم المؤتمر.
اجمع العروض والشعارات والمقاطع بالمقاسات المطلوبة، وضع اسماً واضحاً لكل ملف، وحدد من يعتمد النسخة النهائية.
خصص وقتاً لاختبار الصوت والشاشة والمنصة والبروفات. ثم استخدم سيناريو تشغيل يوضح الفقرة والوقت والمسؤول والملف المطلوب لكل خطوة.